Den här posten har sitt ursprung i att det är många som jobbar med datorn som verktyg och som hanterar ett stort antal filer dagligen och som dessutom har ganska dålig struktur på sina filer. Inte sälla medför detta att man får svårt att navigera och ha kontroll på sitt arbete. Det är också mycket vanligt att man glömmer bort eller negligerar att göra back up på sin data regelbundet. Riskerna med detta är uppenbara. För de som dessutom jobbar med mediafiler, till exempel webbdesigners som jobbar med stora photoshop-dokument, är det svårare att hitta en bra lösning som är automatiserad. Det är nämligen viktigt att man inte överlåter det på sig själv eller sina anställda att komma ihåg att göra backup manuellt och regelbundet.
Tips för den lilla byrån
En god idé är att skapa en plats på en gemensam server som har en fördefinerad mappstruktur där de anställda mer eller mindre tvingas organisera sig på ett uniformt vis. Exempelvis kan den enskilde designern få en personlig mapp med en understruktur där man förvarar olika typer av dokument. Till exempel en undermapp där man förvarar alla mediafiler, exempelvis foton, teckningar, ljud, bild etc, och en annan undermapp där man kan förvara dokument av mer administrativ karaktär. Exempelvis Word-dokument och Excel-filer. Detta kännar man mycket på och kan i många fall hjälpa den kreativa hjärnan att koppla loss och verkligen leverera på topp!